L’intelligence artificielle (IA) est une réalité omniprésente dans tous les domaines, et le management de projet n’y échappe pas. Bien plus qu’un simple gadget, cet outil de la technologie moderne ouvre de nouveaux horizons pour les chefs de projet d’aujourd’hui. Toutefois, il convient de prendre du recul par rapport à ses impacts sur la gestion de projet. Cet article explore en profondeur les différents changements apportés par l’IA dans ce contexte, ses applications, et les défis qu’elle soulève.
L’IA dans le management de projet
Bien avant d’entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de le placer dans son contexte : qu’est-ce que l’IA dans le management de projet ? Contrairement aux idées futuristes, on ne parle pas de robots qui prennent des décisions à votre place. L’IA est un ensemble d’outils logiciels qui simulent l’intelligence humaine dans le raisonnement, la créativité, la planification… À cet effet, ils sont dotés de différentes technologies comme :
- Le machine learning (apprentissage automatique) : il permet d’analyser une grande quantité d’informations issues de sources disponibles (plannings, budgets, rapports, etc.). Les algorithmes mis en jeu réalisent ensuite des prédictions de plus en plus précises. Elles se basent sur les succès et les échecs passés.
- L’analyse prédictive : grâce à l’apprentissage automatique, elle propose des schémas d’événements futurs. Elle peut, entre autres, avancer des informations quant à la date de fin réelle du projet, anticiper les retards, déterminer les tâches susceptibles de devenir des goulots d’étranglement.
- Le traitement du langage naturel : cette capacité permet aux technologies de comprendre et de générer le langage humain.
Dans cette optique, l’IA se révèle comme un collaborateur de plus dans l’équipe projet. Il dispose de compétences suffisantes pour gérer différents aspects du travail. Ses performances avancées lui permettent de traiter des requêtes variées à une vitesse et à une échelle surplombant les capacités humaines. Comment cela se concrétise-t-il dans les cas pratiques ?
Les valeurs ajoutées de l’IA dans la gestion de projet
L’impact de l’IA se manifeste par des faits réels et probants aux différentes phases du développement d’un projet. Elle optimise les processus classiques en proposant des solutions à la demande et en un temps record. De la planification à la finalisation d’un projet, elle prouve l’étendue de ses compétences.
Une optimisation de la planification et de l’attribution des ressources
Si cette première étape constitue le fondement de tout le travail qui s’ensuit, elle est souvent contrainte par de multiples incertitudes. Par rapport à cela, les outils logiciels de nouvelle ère apportent plus de rigueur dans vos analyses. En accédant à d’innombrables projets similaires, ils peuvent réduire les marges d’erreur dans les estimations concernant les durées des activités et le budget. Ces technologies peuvent aussi vous aider dans l’attribution des tâches aux ressources humaines concernées. La distribution se fait selon la charge de travail, les performances et les compétences des membres de l’équipe. Dans ce sens, vous bénéficiez d’une planification optimisée et reflétant le véritable potentiel du groupe.
Une automatisation des tâches répétitives
Durant la phase d’exécution, l’IA se pose comme un assistant surpuissant. Vous pouvez lui confier les tâches fastidieuses (mais essentielles) comme la rédaction périodique de rapports d’avancement et les relances automatiques en cas de retards. Servant également d’outil de communication, elle est apte à répondre à vos interrogations 24/7.
Une détection proactive et atténuation des risques
Le suivi de projet, dans la pratique traditionnelle, ne permet de constater les problèmes que lorsqu’ils sont déjà là. À ce stade, il peut être difficile et surtout fastidieux de remettre ledit projet sur les rails. En exploitant à bon escient l’IA, vous bénéficiez d’une analyse des données d’avancement et d’une identification automatique des risques. Cette technologie ne se limite pas à vous alerter sur un retard. Elle détecte des micro-décalages qui semblent insignifiants lorsqu’ils sont pris de manière isolée, voire imperceptibles si la planification présente des failles. L’IA, dans sa démarche proactive, a aussi la capacité d’anticiper l’impact en cascade de ces écarts sur les jalons critiques. Ainsi, vous gagnez en temps et en efficacité pour assurer l’avancement optimal du projet. Les outils tirés de l’intelligence artificielle ne se contentent pas de vous signaler les feux rouges. Ils vous préviennent des bouchons qui se forment plusieurs kilomètres plus loin et vous aident à réajuster votre parcours pour qu’il soit davantage fluide.
Aide à la prise de décision
Les analyses prédictives fournies par l’IA et les recommandations qui en découlent aident les chefs de projet dans leurs décisions. Ces derniers bénéficient de réponses de manière rapide qui les éclairent dans leur raisonnement. En cas de schémas optionnels multiples, les logiciels avancés sont capables de fournir des modélisations fondées sur des données précises. Cela permet de sortir des débats d’opinion pour laisser place à une discussion plus fertile, basée sur des données. Dans ce sens, la probabilité de faire les bons choix s’accroît.
Pour vous aider dans le management de projet, voici quelques exemples d’outils avec IA intégrée.
- Monday.com : il bénéficie d’automatisations puissantes. Son utilisation est recommandée dans l’analyse des dépendances entre les tâches. Il propose des priorités et des rappels qui limitent les retards d’exécution.
- Asana Intelligence : cet outil se démarque par ses recommandations prédictives, vous permettant de connaître les goulets d’étranglement et d’ajuster les échéances. Cette fonction est valorisée dans la gestion agile ou en cascade.
- Wrike Work Intelligence : il assure un suivi de performance en temps réel et une gestion du portefeuille pour pallier le non-respect des délais et les écarts budgétaires défavorables.
- Forecast : dans la même veine que Wrike Work Intelligence, il permet de calculer les délais et les coûts probables en temps réel. Il en résulte une meilleure gestion des ressources.
Notez que le choix de l’un ou l’autre de ces outils va dépendre de la méthodologie de management de projet choisie, de la taille de l’équipe et du niveau d’automatisation recherché.
Les changements engendrés par l’IA dans le rôle de l’équipe projet
Force est de constater que l’IA peut prendre une part importante dans les tâches à accomplir pour le management de projet. Serait-elle susceptible de rendre obsolètes certains postes ? Cette interrogation est d’ailleurs généralisée dans les secteurs d’activités valorisant les prouesses de cette technologie. D’un point de vue optimiste, nous pouvons avancer les transformations ci-après.
Un travail axé sur les stratégies
L’automatisation des tâches administratives chronophages et répétitives allège l’équipe projet du fardeau de la micro-gestion. Le gain de temps engendré crée une occasion opportune de se concentrer sur des aspects plus significatifs du projet que les machines ne peuvent prendre en charge. Il s’agit notamment de la gestion des parties prenantes, de l’alignement du projet aux objectifs, de la résolution des imprévus et du mentorat de l’équipe.
Le développement des compétences humaines et techniques
Ce point s’adresse particulièrement au chef de projet. Il devrait disposer d’un ensemble de qualités et de compétences pour collaborer de manière productive avec son équipe. Nous parlons ici de soft skills relevant de l’intelligence émotionnelle, du sens de la communication, de l’écoute active, de la pensée critique et de la créativité. Ils sont à associer à un savoir-faire technique : culture des données, gestion du changement et maîtrise des outils de management de projets modernes.
Le gain de temps offert par l’utilisation de l’IA dans la gestion de projet permet au chef de projet de cultiver ces différentes compétences. Elles sont sollicitées pour un leadership plus efficace.
Les failles de l’utilisation de l’IA en management de projet à ne pas ignorer
L’impact de l’IA sur le management de projet ne peut pas toujours être positif. Elle présente des limites qu’il faut considérer pour une utilisation profitable. Cela se fera idéalement avec une approche lucide et critique pour pallier les écueils.
Dépendance à la qualité des données
La qualité des réponses générées par une IA dépend avant tout de celle des données que vous lui fournissez. C’est le principe du « Garbage In, Garbage Out ». Si vous l’alimentez avec des informations biaisées ou incomplètes, il faudra vous attendre à des écarts dans les résultats, voire des erreurs. Celles-ci peuvent se révéler dangereuses pour l’ensemble du projet.
Manque de compréhension contextuelle et humaine
L’IA, même avancée, ne possède pas la compréhension fine du contexte, des subtilités culturelles ou des dynamiques sociales. Même si son raisonnement semble techniquement tangible, il peut présenter une faille dans l’inclusion du côté humain.
Risques liés à la cybersécurité
Les systèmes d’IA ne sont pas à l’abri des cyberattaques et des manipulations de données. Le cas échéant, la confidentialité et l’intégrité de votre projet sont compromises. Vous devez donc faire le tri dans les données que vous y entrez. Les informations sensibles sont à écarter de ces plateformes.
Perte potentielle de compétences humaines
Solliciter excessivement l’IA dans les tâches, même élémentaires, expose à un risque de perte de compétences. Votre capacité d’analyse et de jugement critique s’en trouve érodée. Cela engendre un manque de contrôle et de maîtrise concernant le projet en lui-même. Le constat se fait souvent en cas de défaillance de l’outil.
Intégrer raisonnablement l’IA au management de projet
L’entrée en lice de l’intelligence artificielle ne se conclut pas au remplacement de l’humain par la machine. Elle incite à la création d’une collaboration harmonieuse. Pour tirer le meilleur parti de l’IA, les professionnels du management de projet doivent cultiver de nouvelles compétences :
- Compréhension de l’IA : Il ne s’agit pas de devenir un expert en codage, mais de comprendre les principes de base du fonctionnement des outils d’IA pour en utiliser le plein potentiel et en connaître les limites.
- Capacité d’analyse des données : La compétence la plus cruciale est la capacité à interpréter, questionner et contextualiser les données générées par l’IA. Chacun doit savoir quand faire confiance à la recommandation de la machine et quand s’appuyer sur son jugement humain.
- Adaptabilité et apprentissage continu : L’IA évolue à une vitesse fulgurante. Il est ainsi nécessaire de faire preuve d’une grande curiosité et être prêt à intégrer de nouvelles technologies et à ajuster ses processus en permanence.
De nombreux outils de management de projet intègrent déjà des fonctionnalités d’IA. Asana, Monday.com ou ClickUp en sont la preuve. Ils possèdent des fonctionnalités pour automatiser les flux de travail, suggérer des priorités, analyser la charge de travail des équipes et générer des rapports intelligents. Des assistants virtuels et des chatbots peuvent être intégrés pour faciliter la communication et fournir des informations instantanées. Le tout rend la gestion de projet plus réactif et moins fragmenté.
L’impact de l’IA sur le management de projet est-il une révolution ou une simple évolution ? Probablement les deux. Elle apporte une révolution dans les outils, les processus et les capacités d’analyse. Vous bénéficiez ainsi de plus d’efficacité et de prédictibilité. L’évolution se trouve dans le rôle du chef de projet. L’intégration de l’intelligence artificielle permet de rendre plus pratique la gestion technique tout en gagnant en efficacité. Libéré de certaines tâches de contrôle, le chef de projet peut se consacrer à ce qui fait sa valeur : guider les équipes, inspirer une vision et orienter les choix stratégiques.
L’IA ne signe pas la fin de la gestion de projet par les humains, elle en annonce la renaissance. En prenant en charge le répétitif et le calculatoire, elle nous force à nous concentrer sur des aspects plus humains et stratégiques du projet. L’avenir du management de projet ne réside donc ni dans la machine seule, ni dans l’humain seul, mais dans une synergie intelligente entre les deux.
