L’efficacité du management de projet exige une exécution méthodique et rigoureuse reposant sur un socle d’idées novatrices et ingénieuses. Une approche intuitive peut donc mettre en péril la totalité des efforts et des ressources investis. Afin de garantir la cohérence des actions, la maîtrise des coûts et la qualité des livrables, vous avez donc besoin d’appuyer la gestion de projet avec des méthodologies avérées. Aux différentes étapes de votre projet, vous bénéficiez de différentes approches pour mieux agir et maximiser les chances de succès de chaque initiative.
Les méthodologies de collecte et d’analyse des données
En management de projet, les données constituent une base solide pour rendre la prise de décision plus éclairée et plus objective. En effet, elles donnent un aperçu concret des faits relatés. Pour les collecter et les exploiter à bon escient, voici une liste des différentes méthodologies que vous pouvez utiliser.
Analyse des alternatives
L’analyse des alternatives est une approche comparative visant à évaluer différentes options ou solutions possibles pour atteindre un objectif spécifique ou global du projet. Les éléments à comparer peuvent être les coûts, les avantages, les faiblesses, les risques ou bien les impacts de chaque voie étudiée. À cette issue, vous parvenez à trouver des actions rentables et à réduire les risques d’efforts inutiles.
Voici un exemple pour le choix d’un emballage de matériels chirurgicaux stériles :
| Options | Coûts | Avantages | Faiblesses | Risques | Impacts |
| Option A : Sachet pelable (Papier/Plastique) | Très faible (Standard du marché) | Solution économique et universelle. Facile à stocker. | Sensible à l’humidité. Moins de protection contre les chocs. | Risque de déchirure lors du transport (perte de stérilité). | Impact environnemental élevé (déchet à usage unique). |
| Option B : Conteneur rigide réutilisable | Élevé à l’achat, mais rentable sur 5 ans | Protection physique maximale. Durable (écologique). | Nécessite un circuit de nettoyage et de stérilisation lourd. | Risque de défaillance du joint d’étanchéité avec le temps. | Optimisation de la logistique interne de l’hôpital. |
| Option C : Blister thermoformé (plastique rigide) | Modéré (nécessite un moule spécifique) | Excellente visibilité du produit. Très bonne protection. | Coût de l’outillage initial élevé. Volume de stockage important. | Risque de perforation si l’instrument a des pointes acérées. | Améliore l’expérience utilisateur (ouverture sécurisée en bloc). |
L’analyse des alternatives peut être exploitée tout au long du cycle de vie de votre projet. Elle aboutit à des décisions solides. Dans cette optique, vous avez besoin d’utiliser des outils de gestion de projet pour simplifier l’analyse des différentes alternatives. Par ailleurs, la qualité des informations à votre portée impacte beaucoup sur celle de l’analyse qui en résulte. Il est aussi important d’éviter les préjugés et de traiter chaque alternative de manière neutre et égale.
Coût de la qualité (Cost of Quality – CoQ)
Dans le management de projet, la qualité constitue un actif qui concourt à la réussite de ce dernier. En effet, les efforts et les ressources mises en œuvre tendent à répondre aux exigences des clients et même à dépasser leurs attentes. Toutefois, ils sont associés à un coût non négligeable : le coût de la qualité. Ce dernier inclut :
- les coûts de prévention, alloués à la prévention des défauts ;
- les coûts d’expertise, liés à l’évaluation de la conformité d’un produit ;
- les coûts des défaillances internes et externes qui résultent des défauts constatés respectivement avant et après la distribution des produits.
Dans cette approche, il est alors question de trouver un équilibre entre l’investissement et la qualité. Ainsi, les résultats seront satisfaisants sans nuire à la rentabilité du projet.
Analyse des causes profondes
Lorsqu’un problème survient, il est courant de n’en traiter que les symptômes superficiels. Contrairement à cela, la méthodologie d’analyse des causes profondes cherche à en identifier les raisons fondamentales. Elle exploite des outils comme les diagrammes d’Ishikawa, ou les « 5 pourquoi ». Avec cette approche, vous parvenez à apporter des solutions durables en éliminant les véritables sources de problèmes. L’objectif est d’éviter que les mêmes difficultés se viennent entraver vos plans.
Le diagramme d’Ishikawa vise à déterminer les causes d’un problème donné suivant qu’elles soient liées aux Matériaux, aux Machines, aux Méthodes, à la Main d’œuvre ou au Milieu (5 M). Ainsi, il offre une vision large du problème en question.
Quant au diagramme des 5 pourquoi, il s’agit plutôt d’une approche linéaire. Il peut notamment servir à trouver la cause originelle dans une des arêtes du diagramme d’Ishikawa.
Analyse par arbre de décision
Cette méthodologie, utilisée en management de projet, permet d’analyser les impacts possibles d’une décision. À cet effet, elle utilise un schéma, sous forme d’arborescence afin de représenter, dans un même visuel, les options de choix ainsi que les risques et les résultats associés. Cette évaluation est appuyée par des données de probabilité. Aussi, vous pourrez avoir une idée précise des scénarios favorables et probables pour faciliter la prise de décision.
Analyse faire ou acheter (Make or Buy)
Comme son nom l’indique, la méthodologie d’analyse « faire ou acheter » aide à déterminer l’alternative la plus avantageuse : produire en interne un produit ou un service, ou bien l’acheter auprès d’un fournisseur ou d’un prestataire. La comparaison se base directement sur les coûts. Cependant, elle vise l’optimisation des ressources et de la qualité des livrables. Cette démarche permet aussi de définir une stratégie d’approvisionnement adaptée. Le tout contribue à la maximisation de l’efficacité opérationnelle et de la rentabilité.
Analyse SWOT
L’analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) se traduit par l’évaluation des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces qui se rapporte à votre management de projet. Elle contribue à une meilleure exploitation des atouts et à une gestion des contraintes générées par ce dernier.
Quelle que soit la méthode de gestion de projet que vous employez, l’utilisation de cette matrice contribue à une meilleure efficacité, quels que soient vos atouts et vos lacunes. En effet, l’analyse de la première colonne implique que les forces et les opportunités sont à prioriser. Elles constituent un levier de développement pour votre projet. Dans les cas pratiques, vous devriez identifier les besoins du marché et à exploiter vos atouts s’y afférents afin d’en maximiser l’impact et de répondre aux attentes émergentes.
Le couple « faiblesses/opportunités » indique que vous n’avez pas les atouts nécessaires pour profiter des opportunités qui se présentent. Face à cela, vous devez déterminer les lacunes internes. Si vous ne disposez pas des moyens pour les corriger, la solution est d’élargir vos collaborations pour rectifier le tir.
L’analyse conjointe des forces et des menaces vous aide à repérer les situations pour lesquelles vous pouvez compter sur vos atouts pour renverser les contraintes de votre secteur d’activité. Par exemple, dans un marché où la concurrence joue avec des prix bradés, vous pouvez vous démarquer sur la garantie de satisfaction client. Le tout est de savoir s’adapter au marché en parallèle avec son évolution incessante.
Enfin, la combinaison des faiblesses et des menaces relate une situation périlleuse. Dans tous les cas, vous devez redresser les situations handicapantes pour minimiser leurs impacts. À cet effet, il est indispensable de bien les identifier et de chercher des solutions convenables, raisonnables et rentables.
Analyse des prévisions
Cette méthodologie consiste à analyser les valeurs futures à partir des données historiques. Elle se base sur des modèles statistiques ou une étude de tendance. Son utilisation vous aide à anticiper les évolutions et de guider la planification ainsi que la prise de décision. Mieux vous êtes préparé et mieux vous pouvez agir.
| Étape | Description | Exemple concret |
| 1. Collecte des données historiques | Rassembler les données passées sur une période suffisamment longue afin d’identifier des schémas récurrents. | Données de ventes mensuelles sur 3 ans (quantités vendues par mois). |
| 2. Analyse des tendances | Étudier l’évolution des données pour détecter une tendance générale et des variations saisonnières à l’aide de méthodes statistiques. | Hausse moyenne de 5 % par an et pic de ventes en fin d’année. |
| 3. Construction de la prévision | Utiliser les tendances identifiées pour estimer les valeurs futures à l’aide de modèles de prévision. | Estimation de 1 300 unités vendues en décembre prochain. |
Analyse des scénarios hypothétiques
Cette analyse se base sur la méthodologie « Si…, alors… ».En management de projet, elle peut être déployée afin de définir les menaces ainsi que les opportunités, mais aussi d’évaluer le degré de risques d’une hypothèse donnée et de comprendre son impact sur le projet. Dans ce cadre, le « Si » est associé à une éventualité d’erreur ou une incertitude. Le « Alors » introduit son effet. Ensemble, ces deux termes exposent les deux dimensions d’un risque. Il faut donc être conscient que chaque hypothèse avancée peut cacher une contrainte. Ainsi, vous parvenez à identifier facilement les menaces. Par ailleurs, cette méthodologie peut laisser paraître des opportunités lorsque vous mettez en cause les risques réels. « Si cette contrainte est résolue alors le projet pourra… ».
Analyse des hypothèses et des contraintes
L’analyse des hypothèses et des contraintes est un processus d’identification et de documentation des fondements sur lesquels repose le projet. Elle est idéalement réalisée au cours de la mise en place de la charte de projet. Toutefois, elle pourra être affinée durant la phase de planification. Son objectif est de reconnaître ce qui est considéré comme vrai pour la planification (hypothèses) et les limitations qui s’imposent au projet (contraintes).
- Qu’est-ce que nous tenons pour acquis ?
- Quelles sont nos limites ?
Répondre à ces questions permet d’établir une base pour la planification initiale et d’identifier les risques. Cette approche est donc de nature qualitative et descriptive.
Analyse des parties prenantes
Considérer les parties prenantes est essentiel afin de mettre toutes les entités touchées sur la même longueur d’onde. Cette méthodologie pratique vise justement à identifier et à évaluer les individus ou groupes rattachés au projet. Il s’agit d’analyser leurs intérêts, leur niveau d’influence et leurs attentes. À cet effet, vous pouvez vous aider de la matrice Pouvoir/Intérêts. Suivant la catégorie à laquelle appartient chaque partie prenante, vous remplissez facilement la matrice d’affectation des responsabilités. D’une part, cette approche facilite la communication, minimise les conflits et facilite la gestion des parties prenantes. D’autre part, elle maximise l’implication et le soutien de ces dernières par rapport au projet.
Analyse des tendances
Comme la gestion de projet s’étale dans sa durée, vous avez la possibilité de tirer parti des évolutions observées sur une période définie. Ainsi, l’analyse des tendances cherche à déceler les schémas réguliers et les changements significatifs. En anticipant les changements au niveau du marché, vous pouvez aisément modeler vos stratégies et les actions selon les évolutions constatées.
Les méthodologies d’estimation
Dans le cadre du management de projet, les méthodologies d’estimation permettent de transformer les hypothèses en des données chiffrées plus fiables. Ces dernières offrent une base solide pour optimiser la planification et le pilotage. Dans ce sens, vous bénéficiez de plus de précision sur les coûts, les délais et les ressources à mobiliser à chaque étape du projet.
Estimation analogique (Analogous estimating)
Cette méthodologie d’estimation se base sur un projet similaire à celui que vous pilotez actuellement. Les données historiques permettent d’estimer et d’adapter les coûts, les délais et les ressources selon la situation présente. Bien que cette méthodologie soit rapide, elle manque de précision à cause de la simple étude comparative engagée. De ce fait, il convient de l’utiliser lorsque vous n’avez que peu d’informations à votre portée.
Estimation à points multiples (Multipoint estimating)
Également appelée estimation en trois points, cette méthodologie courante en management de projet associe plusieurs estimations pour une variable donnée. Cette démarche met en avant l’incertitude. Dans ce cadre, ces trois points sont généralement considérés :
- Durée optimiste (O) : le meilleur scénario,
- Durée la plus probable (M) : le scénario réaliste,
- Durée pessimiste (P) : le pire scénario.
L’estimation finale combine ces trois valeurs, par exemple selon la formule de la distribution bêta PERT :
E=O+4M+P6E=6O+4M+P
Cette technique permet d’obtenir une estimation plus réaliste en tenant compte des risques et incertitudes associés.
Estimation paramétrique (Parametric estimating)
L’estimation paramétrique se base sur les relations statistiques ou mathématiques entre les paramètres mesurables et le coût ou la durée d’un projet.
Exemple : le coût peut être estimé par unité de surface, par heure de travail ou par quantité de matériaux.
Pour déterminer le temps total pour la tâche « peindre le mur », on utilisera la formule
T = Tm x S
Tm : temps pour peindre un mètre carré de mur
S : la surface totale du mur en mètre carré
Dans la gestion de projet, cette méthodologie est plus précise que l’estimation analogique, car elle repose sur des calculs basés sur des données quantitatives et des modèles. Elle nécessite des données fiables et détaillées, mais peut être automatisée pour certains types de projets.
Les méthodologies pour les réunions et les événements
Ces méthodologies sont des pratiques standards en management de projet pour structurer le déroulement, assurer le suivi, et contribuer au succès et à l’amélioration continue du projet.
Comité de Contrôle des Changements (Change Control Board – CCB)
Le Comité de Contrôle des Changements est une entité formelle, souvent composée de parties prenantes clés, qui a le pouvoir d’examiner, d’évaluer, d’approuver ou de rejeter les demandes de changement au sein d’un projet. C’est un élément crucial des méthodologies prédictives, comme la méthodologie en cascade, où les changements se gèrent de manière rigoureuse pour éviter les dérives par rapport au plan initial.
Réunion de lancement (Kick-off meeting)
La réunion de lancement du projet est l’événement qui marque le début officiel d’un projet. Elle rassemble toutes les parties prenantes et crée une occasion de présenter l’équipe, de clarifier les objectifs, le champ d’application et les rôles. Il est aussi question de s’assurer que tout le monde a la même compréhension du projet. Ce meeting établit les bases de la collaboration et du succès futur.
Comité de pilotage (Steering committee)
Le comité de pilotage est un groupe de direction de haut niveau qui a pour rôle de superviser les projets stratégiques. Il offre une orientation stratégique, prend des décisions majeures, résout les obstacles qui dépassent le pouvoir de l’équipe exécutive et s’assure que le projet reste aligné avec les objectifs de l’organisation.
Affinage du backlog (Backlog refinement)
Dans les méthodes agiles comme le Scrum, l’affinage du backlog est un événement continu, réalisé après chaque sprint, où l’équipe de développement et le client principal passent en revue les éléments du carnet de produit (backlog). Il y a lieu de s’assurer que ces derniers sont bien compris et prêts à être intégrés dans les prochaines itérations. Cela garantit que le flux de travail reste fluide.
Revue d’itération (Iteration review)
La revue d’itération est une réunion qui a lieu à la fin d’un cycle (ou sprint en Scrum). L’équipe exécutive y présente les éléments développés durant cette phase aux parties prenantes pour recueillir leurs commentaires. Cet événement favorise la transparence et permet d’adapter le projet en fonction des retours.
Revue des risques (Risk review)
La revue des risques est une réunion périodique qui se tient pour évaluer les risques identifiés, en identifier de nouveaux et réévaluer les plans de réponse aux risques. Elle est essentielle pour une gestion des risques proactive et pour s’assurer que le projet est préparé à faire face aux imprévus.
Leçons apprises (Lessons learned)
Les sessions de leçons apprises sont des modèles de réunions qui ont lieu à des moments clés du projet. Elles permettent d’évaluer les réussites et les points qui gagneraient à être bonifiés. Le but est de documenter ces informations pour la suite du projet ou pour ceux à venir, favorisant ainsi une culture d’amélioration continue au sein de l’organisation.
Clôture du projet (Project close out)
La clôture du projet est la phase finale et formelle d’un projet. Elle inclut des activités telles que la remise des livrables finaux, l’obtention de l’approbation du client, la clôture des contrats, la libération des ressources de l’équipe et la tenue de la réunion de leçons apprises. Ce processus assure que le projet est bien terminé et que tout a été livré conformément au plan.
Autres méthodologies : la Timebox
La Timebox, ou plage de temps limité, consiste à fixer un délai, non négociable, mais raisonnable, pour une activité ou un ensemble d’activités. Le but est de déployer le maximum d’efforts et de fournir des résultats de qualité durant une période bien déterminée. L’idée est de solliciter la concentration de l’équipe et de favoriser la prise de décision rapide sans éroder l’efficacité de l’ensemble. Cette approche peut être abordée pour tous types de projets et aide à prioriser les tâches essentielles.
Lorsque le temps est écoulé, une évaluation est faite, que la tâche soit achevée ou non. Cette initiative s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. De plus, elle permet de réajuster les efforts à fournir et le délai d’exécution pour les tâches à venir. Ainsi, cette méthodologie pallie les gaspillages et limite les risques de dérive liée au temps. Par ailleurs, elle favorise une livraison fréquente et une transparence avantageuse pour les parties prenantes grâce à une production régulière de livrables.
Dans l’écosystème complexe du management de projet, l’application de méthodologies efficaces et pratiques est la clé du succès. Qu’il s’agisse de l’analyse rigoureuse des données, de l’estimation précise des ressources ou de la structuration des échanges, chaque approche constitue un levier puissant pour donner du sens à vos efforts et pour limiter l’impact des risques. Ces outils ne sont pas de simples formalités : ils renforcent l’efficience et la résilience de la gestion de projet pour que vous puissiez contourner les incertitudes et atteindre les objectifs fixés.
Votre projet mérite la bonne approche ! Pour transformer ces connaissances en actions concrètes et adapter les meilleures méthodologies à votre contexte spécifique, un accompagnement en management de projet sur mesure peut faire toute la différence. Projicom Consulting vous offre l’expertise nécessaire pour affiner votre stratégie et mener vos projets à bon port. Contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier de notre offre et faire de la gestion de projet un véritable moteur de réussite pour votre entreprise.
