Malgré un investissement conséquent et l’utilisation d’équipements et de technologie de pointe, certains projets échouent. Pourquoi ? Lorsque votre management de projet présente des failles, il est fort probable que celui-ci n’aboutisse pas aux résultats escomptés. Dès lors que vous prenez conscience, et que vous maîtrisez ces failles, vous pourrez mieux avancer et vous améliorer. Un manque de clarté dans l’établissement de vos plans, une communication difficile, une mauvaise gestion des imprévus… nombreux sont les obstacles que vous pouvez rencontrer. Dans cet article, nous allons donc passer en revue les 10 failles fréquentes à l’origine de l’échec des projets. Elles seront soutenues par des exemples concrets et des conseils pratiques pour vous aider à éviter les pièges les plus courants.
1. Gestion de projet avec cadre mal défini
L’une des causes les plus fréquentes de l’échec en management de projet est le manque de précision dans le cadrage. En effet, cela se présente par un périmètre et des objectifs flous ainsi qu’un manque de consensus de la part des parties prenantes. Cet ensemble favorise les dérives budgétaires et l’enchaînement des retards.
Si dès le départ, le scope est mal défini, les risques de « scope creep » (dérive de périmètre) sont élevés. Il est d’autant plus accentué par les ajouts non planifiés qui vont faire exploser les coûts et les délais. Au final, vous obtiendrez un produit final inadapté, associé à des retouches onéreuses, une équipe épuisée et à l’insatisfaction des parties prenantes. Par ailleurs, des objectifs mal formulés brouillent les pistes quant à la direction que doit prendre le projet. Ce problème amplifie les écarts et impacte sur la priorisation des tâches.
Pour éviter l’échec, les outils comme le Project Charter aide à fixer des limites strictes dès le stade d’initiation. La formalisation du cadrage dans un document de référence permet aussi de sécuriser les décisions et de limiter la dérive du projet. Il est également recommandé de mettre en place des indicateurs de performance et des points de suivi réguliers afin d’anticiper les écarts et d’ajuster la stratégie si nécessaire. Un cadrage solide constitue ainsi un levier clé de la réussite en gestion de projet.
2. Mauvaise planification du projet
Le management de projet ne se fait pas au hasard. Une planification rigoureuse est indispensable afin d’affiner l’organisation de l’ensemble dès les premières étapes. Sans cela, votre projet se dressera sur un socle fragile. Prenons l’exemple d’un événement culturel dont la date est fixée sans tenir compte des délais de production des supports de communication. Résultat : les affiches arrivent après l’événement.
Comprenez que la planification ne consiste pas uniquement à établir un calendrier. Vous devez également :
- déterminer les ressources nécessaires ;
- identifier la dépendance entre les tâches ;
- affecter les responsabilités de manière stratégique et efficace ;
- anticiper les risques.
Pour ce faire, vous disposez de nombreux outils de management de projet. Entre autres, vous avez le diagramme de Gantt et des logiciels comme MS Project ou Asana. Grâce à ces derniers, vous serez en mesure d’élaborer un planning réaliste. Notez aussi que ce support évolue avec votre projet. De ce fait, il est à mettre à jour de façon régulière afin qu’il puisse refléter l’évolution en temps réel de votre travail.
3. Manque de communication
Les échanges d’informations restent incontournables pour optimiser le management de projet. Lorsqu’elles sont absentes ou bien biaisées, les erreurs se multiplient. Les incompréhensions engendrent des conflits qui nuisent au bon déroulement de vos plans. Un exemple typique est celui d’une équipe de développement informatique qui conçoit une application sans échanges réguliers avec les utilisateurs finaux. À la livraison, les fonctionnalités ne correspondent pas aux attentes réelles et doivent être entièrement revues.
La gestion de projet implique la mise en place d’un plan de communication clair et adapté. Pour ce faire, répondez à ces différentes questions : qui communique quoi ? À qui ? Comment ? Quand ? À quelle fréquence ?
Dans ce contexte, la communication du chef de projet est un ciment qui lie les parties prenantes et l’équipe exécutive. Des réunions régulières, des comptes rendus accessibles, des canaux de messagerie adaptés (Slack, Teams, etc.) et une culture du feedback sont essentiels. Aussi, les différents acteurs seront alignés sur la même longueur d’onde. En cas de problèmes, cela permet de réagir rapidement. Une bonne communication aide aussi à préserver la dynamique de groupe.
4. Le management de projet sujet à des changements fréquents et non maîtrisés
L’on parle de modifications non maîtrisées lorsque celles-ci ne tiennent pas compte des ressources, du budget et des délais. Lorsqu’elles sont fréquentes, il se produit le phénomène de « scope creep ». Elles engendrent une surcharge de travail, un problème d’organisation au niveau des tâches, de l’équipe et des différents acteurs. Par exemple, dans un projet de création de sites web, le client demande initialement cinq pages, puis en ajoute dix en cours de route sans revoir le budget ni le calendrier. L’équipe se retrouve sous pression, et la qualité s’en ressent.
La meilleure solution est de formaliser chaque changement potentiel à partir d’un processus clair :
Il est aussi important de fixer dès le début les limites du projet et de sensibiliser le client ou les utilisateurs à l’impact des modifications non prévues.
5. Ressources inadéquates ou mal allouées au management de projet
Un projet dépend des ressources qui lui sont attribuées : budget, personnel et matériels. Lorsque celles-ci ne sont pas équilibrées aux besoins du projet, ce dernier risque de connaître un désordre dans son avancement. Il est fréquent d’affecter trop peu de personnes pour des tâches complexes. Par souci d’économies, il arrive aussi que le budget ne suffise pas à couvrir les dépenses réelles. Un autre cas possible : aucun budget n’est alloué à une tâche considérée comme minime. Ce genre de faille rend une partie de vos plans inefficaces.
Dès la phase d’élaboration de projet, il est important d’évaluer les besoins en ressources. Elles doivent ensuite être réparties suivant les points d’étapes. Un réajustement peut être effectué. Dans le cas où des demandes supplémentaires impliqueraient un bouleversement de l’affectation réalisée, il est important de savoir y renoncer. Cette initiative se révèle efficace lorsque les requêtes dépassent les capacités disponibles.
6. Manque d’implication des parties prenantes
L’implication des parties prenantes, qu’il s’agisse des clients, des utilisateurs, des financeurs ou des décideurs, impacte sur le management de projet. Lorsqu’ils ne sont pas consultés ou engagés, les décisions divergent des besoins réels. Cela nuit à la validation du projet au moment de sa livraison.
Pour pallier cette situation, il est utile de valoriser les parties concernées (suivant leur niveau d’intérêt) dès la phase de cadrage et de maintenir une communication efficace avec elles. Considérer les différents acteurs évite les mauvaises surprises et favorise l’appropriation du projet.
7. Leadership faible ou absent venant du chef de projet
Le chef de projet tient un rôle capital dans le management de projet. Il ou elle doit coordonner les actions, prendre des décisions, arbitrer les conflits, motiver les équipes et représenter le projet auprès des instances. Un leadership faible ou inexistant influe de manière négative sur la direction et sur la gestion des collaborateurs. L’équipe est alors livrée à elle-même et la prise de décision peut être compromise.
Un bon pilotage va de pair avec un chef de projet compétent, légitime et reconnu par son équipe. Il doit disposer de qualités et de qualifications adaptées. L’autorité constitue aussi une caractéristique nécessaire. En outre, avoir des relais efficaces (référents techniques, managers d’équipe) facilite la délégation de certaines tâches afin que le pilotage soit diffus.
8. Évaluation inadéquate des risques dans le management de projet
Même avec une planification des plus minutieuses, votre projet n’est pas à l’abri des imprévus. Ils peuvent être d’origine interne ou externe. Ne pas les anticiper peut nuire à la totalité de vos plans. À la moindre difficulté, vous n’avez aucun moyen prévu pour redresser la situation. Cela peut concerner des retards fournisseurs, des absences de personnel clé, des problèmes techniques ou des aléas climatiques. Un exemple simple : une entreprise organise une grande conférence en extérieur sans prévoir de plan B en cas de pluie. Le jour J, le mauvais temps oblige à annuler l’événement, entraînant des pertes importantes.
L’analyse des risques est une intervention sollicitée dans toute gestion de projet. Cela se fait en différentes phases :
- identification ;
- évaluation de la probabilité d’apparition du risque ;
- mesure de son impact ;
- mise en place de solutions préventives ou correctives.
Les réponses à ses différentes étapes sont à répertorier dans un registre qui peut être mis à jour régulièrement. Ainsi, la résilience du projet face aux imprévus s’accroît.
9. Mauvaise gestion du temps dans la gestion du projet
Les retards, lorsqu’ils sont incontrôlés, nuisent à l’ensemble du management de projet. En plus de générer du stress, il contraint l’efficacité de l’équipe. Les raisons peuvent être multiples. Citons, entre autres, une erreur dans l’estimation des délais pour chaque tâche, un imprévu, un manque de suivi… Quelles qu’en soient les causes, la mauvaise gestion du temps épuise l’équipe et porte préjudice sur la qualité des livrables.
Le temps est une ressource précieuse qui peut jouer contre votre projet. Pour qu’il soit en votre faveur, la première chose à faire est de découper le projet en étapes réalistes. Pour chaque phase, vous estimez le temps nécessaire pour l’achever en gardant une marge de sécurité. Plus encore, un suivi régulier vous permet d’aligner vos plans à la réalité et de faire des ajustements dans les meilleurs délais. L’exploitation d’outil de gestion du temps et de priorisation (comme le diagramme PERT ou l’analyse du chemin critique) est vivement recommandée pour appuyer votre organisation.
10. Tests ou contrôles qualité négligés
Livrer un projet sans avoir vérifié sa qualité finale est une erreur trop fréquente. Les produits peuvent présenter des défauts fonctionnels, les services, non conformes, et les retours clients sont massifs. Par exemple, une entreprise lance un site d’e-commerce sans phase de test, et découvre après la mise en ligne que le formulaire de paiement ne fonctionne pas. Cela entraîne une perte directe de revenus et une atteinte à la crédibilité.
Même si vous travaillez avec des experts et avec les meilleurs outils, ne faites jamais l’impasse sur les phases de contrôle qualité. Celles-ci sont à distribuer de manière stratégique et raisonnable tout au long du projet. Elles peuvent consister en des tests unitaires ou des audits techniques. La participation des futurs utilisateurs peut être bénéfique dans la mesure où vous pouvez en recueillir des retours concrets.
Le contrôle qualité n’est pas une fin. Il fait partie du processus dans le management de projet. Cette étape vous aide à peaufiner le livrable. Dans ce sens, elle favorise la fiabilité, la conformité et la performance du produit ou du service final.
Comprendre les failles du management de projet est essentiel pour garantir le succès de vos initiatives. Avec des objectifs clairs, une bonne communication et une organisation efficace, il est possible de relever tous les défis, quel que soit le domaine.
Pour aller plus loin et maximiser vos chances de réussite, faites confiance à Projicom Consulting. Mon expertise couvre de nombreux secteurs : projets de conception, développement de produits ou machines, et bâtiment. Aussi, vous bénéficierez d’un accompagnement personnalisé et de conseils pratiques pour piloter vos projets avec sérénité et professionnalisme. N’attendez plus pour donner un nouvel élan à vos projets !
